Falls bei einer Gruppenreise jemand aus der Gruppe (der Gruppenleiter oder ein Gruppenmitglied) die Reise ablehnt, bevor der Vertragspartner der Europäischen Kommission das Reiseticket gebucht hat, beeinflusst diese Entscheidung nicht die gesamte Gruppe. Die verbleibenden Gruppenmitglieder können nach wie vor wie geplant reisen. Das ausgefallene Mitglied kann jedoch nicht ersetzt werden. Die Europäische Kommission wird dieses unbenutzte Reiseticket an jemand anderes aus der Reserveliste in absteigender Reihenfolge der Auswahl weitergeben.
Falls der Gruppenleiter ablehnt, sollte die Gruppe einen neuen Gruppenleiter ernennen, der als neuer zentraler Ansprechpartner für den externen, von der Europäischen Kommission festgelegten Vertragspartner fungiert.