Si una persona del grupo (ya sea el responsable o cualquiera de los miembros) se da de baja antes de que el contratista designado por la Comisión Europea haya reservado el billete, esta decisión no afectará al resto del grupo. Las demás personas del grupo podrán seguir viajando tal y como está previsto. Sin embargo, no se puede reemplazar a la persona que ha anulado su participación. La Comisión Europea adjudicará ese billete a la siguiente persona de la lista de espera.
Si quien se da de baja es el responsable del grupo, entonces el grupo deberá designar a un nuevo responsable que será el único punto de contacto para el contratista externo designado por la Comisión Europea.