Si un membre du groupe (chef de groupe ou membre du groupe) annule avant que l'équipe de voyage DiscoverEU ait réservé le billet de voyage, cette décision n'aura aucune incidence sur le reste du groupe.
Les autres membres du groupe peuvent toujours voyager comme prévu. Cependant, la personne qui a annulé ne peut pas être remplacée. La Commission européenne cédera le billet de voyage non utilisé à quelqu'un d'autre sur la liste de réserve, par ordre de sélection décroissant.