Als een lid van de groep (de groepsleider of een groepslid) beslist niet op reis te gaan voordat de contractant van de Europese Commissie het reisticket heeft geboekt, dan heeft dit geen invloed op de rest van de groep. De rest van de groep kan verder reizen zoals gepland.
Maar de persoon die zich heeft teruggetrokken, kan niet worden vervangen. De Europese Commissie zal dit ongebruikte reisticket aan iemand anders op de reservelijst geven (in aflopende volgorde van de selectie). Als de groepsleider degene is die annuleert, moet de groep een nieuwe groepsleider benoemen. Deze persoon wordt dan de nieuwe contactpersoon voor de door de Europese Commissie aangewezen externe contractant.