W przypadku podróży grupowej, jeżeli członek grup (kierownik grupy lub uczestnik) odmówi wyjazdu przed zarezerwowaniem biletu na podróż przez podwykonawcę wyznaczonego przez Komisję Europejską, ta decyzja nie będzie miała wpływu na całą grupę. Pozostali członkowie grupy mogą nadal podróżować zgodnie z planem. Nie można jednak zastąpić osoby, która się wycofała. Komisja Europejska przekaże niewykorzystany bilet na podróż osobie z listy rezerwowej w porządku malejącym.
Jeżeli kierownik grupy odmówi wyjazdu, grupa powinna wyznaczyć nowego kierownika grupy, który będzie nową osobą kontaktową dla zewnętrznego podwykonawcy wyznaczonego przez Komisję Europejską.